La factura electrónica se ha convertido en una obligación para muchas empresas en España. Su implementación busca modernizar la gestión fiscal y mejorar la transparencia en las transacciones comerciales. En este post, abordaremos  aspectos clave sobre la facturación electrónica, incluyendo su marco legal, las obligaciones que conlleva, así como las ventajas y desafíos que presenta para las empresas y autónomos. Comencemos…

¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que cumple con funciones administrativas y legales en las transacciones comerciales. Su adopción se ha vuelto esencial en el marco de la digitalización empresarial y facilita tanto la gestión interna como las relaciones con la administración pública.

Concepto y Función

La factura electrónica es un registro digital y estructurado que refleja una operación económica entre un emisor y un receptor. Su función principal es documentar la entrega de bienes o la prestación de servicios, siendo un soporte Fiscal que suele ser requerido para cumplir con las obligaciones tributarias. Al igual que la factura tradicional en papel, la factura electrónica tiene efectos legales equivalentes, garantizando la transparencia en las transacciones.

Este tipo de factura asegura la trazabilidad de las operaciones comerciales, lo que permite un control fiscal más efectivo. La implementación de sistemas de facturación electrónica simplifica la administración de cuentas por cobrar y por pagar, optimizando procesos y tiempos en la gestión comercial.

El Marco Legal de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica en España se encuentra regulada por un marco legal que ha evolucionado en los últimos años. Las leyes y decretos pertinentes establecen las obligaciones y derechos de las empresas en el uso de este formato de facturación.

Ley Crea y Crece

La Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica para un amplio espectro de empresas y profesionales. Esta ley busca modernizar la gestión fiscal en el país y fortalecer las relaciones comerciales, garantizando a su vez la transparencia en las operaciones. La finalidad de la normativa es facilitar el cumplimiento fiscal y prevenir prácticas de morosidad en el ámbito empresarial.

Plazos para la Implementación

La Ley Crea y Crece establece plazos específicos para que las empresas se adapten a la obligación de emitir facturas electrónicas. Estos plazos están diseñados para facilitar la transición hacia la digitalización de la facturación, permitiendo a las empresas realizar las adecuaciones necesarias en sus sistemas de gestión.

Empresas con Volumen Superior a 8 Millones

Un año después de la aprobación del reglamento, las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de euros estarán obligadas a emitir facturas electrónicas. En concreto, esta obligación ha entrado en vigar desde el 1 de julio de 2024. Además, tendrán que comunicar el estado de sus facturas, ya sea como recibidas, pagadas u otros estados relevantes, a los proveedores o a la Agencia Tributaria. Este primer plazo se enfoca en que las grandes empresas lideren la implementación de la facturación electrónica, aprovechando sus mayores capacidades técnicas y financieras, mientras realizan las actualizaciones necesarias en sus sistemas y capacitan a su personal en el uso de las nuevas herramientas digitales.

Empresas con Volumen Inferior a 8 Millones

Dos años después de la aprobación del reglamento, la obligación de emitir facturas electrónicas se extenderá a pymes y autónomos cuyo volumen de negocios sea inferior a 8 millones de euros. Esta obligación entrará en vigor entre 2026 y 2027 (todavía no es oficial). Durante esta etapa, los autónomos estarán exentos de informar sobre el estado de sus facturas, lo que les da un margen adicional para implementar los cambios necesarios en sus sistemas y procesos internos. Este plazo refleja el esfuerzo por facilitar la transición para este grupo, considerando sus recursos más limitados en comparación con las grandes corporaciones.

Autónomos Persona Física

Tres años después de la aprobación del reglamento, los autónomos persona física deberán cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas e informar sobre su estado, incluyendo si han sido recibidas, pagadas o se encuentran en cualquier otro estado relevante. Esta obligación marcará el cierre de la implementación progresiva de la facturación electrónica para todo el tejido empresarial español. Esta etapa final asegura que la digitalización administrativa abarque incluso a los profesionales independientes, promoviendo la estandarización y modernización de los procesos de facturación.

Obligaciones de Facturación Electrónica

La implementación de la facturación electrónica conlleva diversas responsabilidades para las empresas y profesionales en España. Estas obligaciones han sido establecidas con el objetivo de asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales y mejorar la eficiencia en las transacciones comerciales.

Empresas y Profesionales Obligados

En el contexto de la facturación electrónica, un amplio espectro de entidades se encuentra obligado a emitir este tipo de documentos. La normativa establece que:

• Las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada deben cumplir con la emisión de facturas electrónicas en todas sus transacciones comerciales.
• Los autónomos que realicen transacciones con entidades obligadas también deben emitir facturas en formato electrónico.
• Las entidades sin personalidad jurídica que operen en el ámbito de la actividad económica deberán adaptarse a estas exigencias.
• Las Uniones Temporales de Empresas y todo tipo de agrupaciones económicas están igualmente sujetas a esta obligación.

La normativa no solo afecta a empresas de gran tamaño, sino que también incluye a aquellas con menor volumen de operaciones, aunque en diferentes plazos de adaptación.

Normativas Específicas para Autónomos

Los autónomos tienen una serie de consideraciones específicas en relación a la facturación electrónica. Aunque la obligación de emitir facturas electrónicas se aplica a los autónomos que realicen operaciones con sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, lo cierto es que:

• Solo en determinados casos, aquellos autónomos que se relacionen con entidades requeridas deberán cumplir con la normativa de facturación electrónica.
• Es fundamental que los autónomos verifiquen si sus clientes están obligados a exigirles este tipo de factura, para evitar posibles inconvenientes en sus transacciones comerciales.

Sanciones por Incumplimiento

El cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación electrónica es esencial, ya que su incumplimiento puede acarrear consecuencias legales significativas.

• Las penalizaciones varían en función de la gravedad de la infracción, pudiendo oscilar desde multas económicas hasta mayores repercusiones en el ámbito fiscal.
• Las empresas que no emitan las facturas electrónicas en los plazos establecidos corren el riesgo de ser objeto de auditorías por parte de la Agencia Tributaria, lo que puede complicar su situación administrativa.
• Es fundamental que las organizaciones realicen un seguimiento adecuado de su cumplimiento normativo para evitar contratiempos y asegurar una correcta gestión de sus obligaciones fiscales.

Ventajas de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica ofrece múltiples beneficios que facilitan tanto la operativa empresarial como la relación con la administración pública. Su adopción transforma el modo en que las empresas gestionan sus recursos y cumplen con la normativa fiscal vigente.

Eficiencia Operativa

La implementación de sistemas de facturación electrónica optimiza la gestión de procesos administrativos. Entre las principales características de esta eficiencia se encuentran:

• Reducción de Tiempo: La automatización permite a las empresas emitir y recibir facturas de forma rápida, minimizando las tareas manuales.
• Menor Coste Administrativo: Al eliminar el papel y los procesos asociados al almacenamiento físico, se logran significativos ahorros en costes operativos.
• Mejora en la Gestión de Recursos: Facilita la organización interna al disponer de un acceso ágil a la información y permitir un seguimiento exhaustivo de las transacciones.

Seguridad en las Transacciones

La facturación electrónica mejora la seguridad de las transacciones en varios aspectos. Esto se traduce en:

• Menos Riesgo de Fraude: La digitalización de las facturas dificulta su alteración y falsificación, garantizando la autenticidad del documento.
• Certificación Digital: El uso de firmas electrónicas asegura que las facturas sean verificables, aumentando la confianza en las transacciones.
• Copia de Seguridad Automática: Las plataformas de facturación electrónica suelen ofrecer copias de seguridad en la nube, protegiendo la información ante posibles pérdidas.

Transparencia y Control Fiscal

El uso de la factura electrónica permite una mayor transparencia en las transacciones, aportando beneficios en el ámbito fiscal:

• Facilidad de Auditoría: Las facturas digitales son más sencillas de auditar, lo que contribuye a la detección de irregularidades y evita el fraude fiscal.
• Más Información para el Control: La digitalización facilita el acceso a datos relevantes, permitiendo a las autoridades fiscales realizar un seguimiento más riguroso de las operaciones comerciales.
• Mejor Relación con la Administración: Al facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, se fortalece la confianza entre las empresas y los organismos públicos.

Proceso de Emisión y Recepción de Facturas Electrónicas

El proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas es fundamental para garantizar una gestión eficiente y conforme a la normativa vigente. Este procedimiento implica una serie de requisitos y elementos que deben ser cumplidos para asegurar la validez de las transacciones comerciales.

Requisitos Obligatorios

Para que las facturas electrónicas sean aceptadas legalmente, deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por la legislación correspondiente. La normativa exige que se sigan procedimientos precisos para la creación y envío de estos documentos, lo que asegura su integridad y autenticidad.

• El sistema de emisión debe garantizar la identidad del emisor mediante certificados digitales.
• Es necesario asegurar la integridad del contenido mediante técnicas de firma electrónica.
• Los documentos deben ser almacenados de forma que se pueda asegurar su disponibilidad durante el período requeridos por ley.
• La validación debe realizarse de acuerdo con los criterios establecidos por las autoridades fiscales.

Elementos Clave de una Factura Electrónica

Los elementos que componen una factura electrónica son esenciales para que cumpla con la normativa y sea aceptada por las partes involucradas. Cada uno de estos elementos debe estar correctamente especificado para garantizar la validez del documento.

Datos del Emisor y Receptor

Los datos de las partes involucradas son cruciales en una factura electrónica. Esto incluye:

• Nombre completo o razón social del emisor.
• Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor.
• Dirección fiscal del emisor.
• Nombre completo o razón social del receptor.
• Número de Identificación Fiscal (NIF) del receptor.
• Dirección fiscal del receptor.

Descripción de Bienes o Servicios

Es fundamental incluir una descripción detallada de los productos o servicios ofrecidos. Los elementos a considerar son:

• Nombre del producto o servicio.
• Cantidad suministrada.
• Precio unitario antes de impuestos.
• Descuentos aplicables, si los hay.

Base Imponible y Total

Los cálculos relativos al IVA y el importe total a pagar son componentes esenciales de la factura. Esto implica:

• Cálculo de la base imponible, que representa el importe acumulado antes de incluir impuestos.
• Aplicación de la tasa de IVA correspondiente a dicha base.
• Indicación del total a pagar que incluye todos los impuestos aplicables.

Herramientas y Soluciones para la Facturación Electrónica

La adopción de la facturación electrónica requiere de herramientas y soluciones específicas que faciliten su implementación. Estas herramientas se dividen principalmente en programas de facturación y soluciones públicas que responden a las necesidades de las empresas y profesionales en su relación con la administración fiscal.

Neowise: La Solución de Facturación Electrónica con Inteligencia Artificial

Neowise es mucho más que una simple herramienta de facturación electrónica: es un asistente digital potenciado con inteligencia artificial que transforma la forma en que gestionas tu empresa. Ideal para cumplir con la Ley Crea y Crece, Neowise automatiza de manera inteligente la emisión de facturas electrónicas, garantizando que estés siempre al día con tus obligaciones legales.

Gracias a su IA avanzada, Neowise no solo facilita el proceso de facturación, sino que también optimiza otros aspectos esenciales de tu negocio. Analiza tus datos en tiempo real y te ofrece recomendaciones estratégicas, ayudando a mejorar la toma de decisiones diarias. Ya sea gestionar tu personal, optimizar tus redes sociales o ajustar tu inventario, Neowise te brinda una visión completa y automatizada de tu empresa, adaptándose a tu flujo de trabajo sin complicaciones.

Solución Pública de Facturación – Verifactu

El Ministerio de Hacienda ha desarrollado una solución pública para la facturación electrónica, que busca facilitar a las pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos el cumplimiento de las normativas fiscales. Esta solución se denomina “Verifactu” y ofrece diversas ventajas.

• Gratuidad: A diferencia de muchos programas de facturación comerciales, Verifactu no tiene coste, lo que representa un ahorro significativo para las pymes.
• Facilidad de uso: Está diseñada para ser intuitiva, permitiendo a los usuarios emitir y gestionar sus facturas sin complicaciones.
• Conexión directa con la Agencia Tributaria: Permite enviar las facturas de manera instantánea, asegurando que se cumpla con las exigencias de remisión a la administración fiscal.
• Asistencia técnica: Los usuarios pueden acceder a soporte y formación para resolver dudas relacionadas con la facturación electrónica.

Relación de la Factura Electrónica con la Agencia Tributaria

La relación entre la facturación electrónica y la Agencia Tributaria es fundamental para asegurar el correcto seguimiento fiscal de las transacciones comerciales en España. La implementación de nuevas normativas busca mejorar la eficiencia de la administración tributaria y optimizar el control de las obligaciones fiscales de las empresas.

Factura Electrónica: Obligación a Partir de Julio de 2025

Como ya hemos visto a partir del 1 de julio de 2025, se establece una nueva obligación para las empresas con ingresos inferiores a 6 millones de euros. Estas entidades deberán enviar las facturas emitidas de manera instantánea a la Agencia Tributaria. Esto implica un cambio significativo en la forma de gestionar y reportar las facturas, haciendo hincapié en la digitalización del proceso.

La gestión instantánea de las facturas permitirá a la Agencia Tributaria contar con información actualizada en tiempo real sobre las operaciones comerciales, mejorando el control y reduciendo el riesgo de morosidad. Esta medida busca fortalecer la transparencia y agilidad en la comunicación entre las empresas y la administración fiscal.

Conclusiones sobre la Factura Electrónica, su Obligación y su Implementación en Tu Negocio

La factura electrónica ha adquirido un rol central en la digitalización empresarial, convirtiéndose en una obligación que las empresas deben cumplir para modernizar su gestión y mejorar la relación con la administración pública. Desde el 1 de julio de 2025, las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán que emitir facturas electrónicas, cumpliendo así con esta factura electrónica obligación.

Para facilitar esta transición, Neowise, un asistente digital impulsado por inteligencia artificial, ofrece una solución integral que no solo automatiza la emisión de facturas electrónicas, sino que también mejora otros procesos críticos. Con Neowise, puedes estar seguro de cumplir con la obligación de la factura electrónica de manera sencilla y eficiente, integrando todas tus operaciones en un solo sistema.